1. Läsnäolo on ollut ehdottomasti suosikkiteema. Vuorovaikutuskoulutuksissa osallistujat peräänkuuluttavat nykyään lähes aina läsnäoloa. Läsnäoloa toivotaan asiantuntijalta, asiakaspalvelijalta, esimieheltä tai työkaverilta. Tämä johtunee siitä, että moni kokee meidän olevan liiaksi kiinni sähköisissä välineissä. Aito kohtaaminen saattaa puuttua.

Olen aikaisemmin tässä blogissa kirjoittanut läsnäolon mantrasta. Kirjoituksessa väitän, ettemme voi syyttää läsnäolottomuudesta vain älypuhelimia. Lue täältä tarkemmin, mistä asioista läsnäolo muodostuu.

2.  Kasvokkain kohtaaminen on asia, jota moni tuntuu kaipaavan. Kukaan ei ole halunnut palata etanapostin aikaan, eikä luopua kaikista sähköisistä kanavista. Sen sijaan toivotaan, että chat-keskustelun sijaan voisi käydä koputtamassa kollegan ovea ja selvittää työasian siinä ja heti. Vapaamuotoisille rupatteluhetkille tuntuu aikaa olevan aina vain vähemmän. Työssä jaksamisen kannalta nämä työkaverin kanssa vaihdetut kuulumiset ovat kuitenkin hyvin merkittäviä.

Kasvokkain kohtaaminen voi olla tulevaisuuden uusi hittituote. Eräässä asiantuntijaorganisaatiossa ollaan jo nyt todettu, että sähköisten kanavien sijaan ensimmäinen kohtaaminen asiakkaan kanssa tehdään kasvokkain. Näin kuulemma saadaan rakennettua paremmin luottamusta ja aikaakin säästyy, kun monimutkaiset asiat keskustellaan heti perusteellisesti läpi.

3. Työnkuvien monipuolistuminen – enkä nyt tarkoita niin sanottua multitaskingia vaan sitä, että työntekijältä vaaditaan monenlaisia taitoja. Asiantuntijan pitää osata jakaa tietoa ja haastaa kysyjää oppimaan itse. Eri alan osaajista valmennetaan kouluttajia tai valmentajia. Alalla jos toisella on koko ajan käynnissä erilaisia kehittämisprojekteja, joissa vastuuta ja työtehtäviä jaetaan henkilöstölle. Niinpä olen kuullut monen sanovan, että kunpa saisi tehdä vain sitä työtä, johon on alunperin palkattu: opettajat haluaisivat opettaa ja asiakastyötä tekevät haluaisivat palvella asiakastaan.

4.  Jämäkkyys eli assertiivinen viestintä. Pikaisesti määriteltynä jämäkkä viestijä uskaltaa nostaa kissan pöydälle. Se ei ole hyökkäävää tai toista loukkaavaa toimintaa, vaan rohkeutta keskustella hankalistakin asioista.  Koulutuksissa kuulen usein tarinoita palavereista, joissa aina samat henkilöt joutuvat ottamaan asiat esille, vaikka kuinka on sovittu etukäteen työnjaosta.

Jämäkkää viestintää voi jokainen harjoitella. Aloita taitoharjoittelu vaikkapa seuraavassa palaverissa. Kerro rohkeasti oma näkökulmasi asiaan, vaikka se eroaisi yleisestä mielipiteestä.

Minä luulen, että maailma olisi parempi paikka, jossa jämäkkä viestintä määriteltäisiin kansalaistaidoksi.

5. Aktivoivat menetelmät, joita yhä enemmän ja enemmän toivotaan osaksi koulutuksia. Itse olen kuulunut toiminnallisuutta suosivaan koulukuntaan koko työurani. Nykyään huomaan, ettei minun tarvitse puhua aktivoinnin puolesta, vaan sitä todellakin toivotaan osaksi koulutuspäiviä. Osallistujat haluavat monipuolisia menetelmiä ja sellaisia, joissa noustaan liikkeelle. Myös aivotutkijat ovat todenneet, että oppimisella ja liikkumisella on selvä yhteys. Koulumaailmassa puhutaan pois pulpeteista -ilmiöstä. Ehkä työelämässä kehotetaan pian pois seminaaripöytien takaa. Kenties tulevaisuuden koulutustilassa onkin vain pystypöytiä.

Tämän koonnin myötä toivotan oikein antoisia vuorovaikutushetkiä loppuvuoteenne!

Mihin työyhteisöä ylipäätään tarvitaan? Tutkimusten perusteella työyhteisö on erittäin merkityksellinen sosiaalisen tuen lähde. Kyse voi olla konkreettisessa työtehtävässä auttamisessa tai kahvipöytäkeskustelun ohessa tapahtuvasta huolien purkamisesta.

Pelkät seinät eivät tee työyhteisöä. Kuulin eräästä ulkomaille töihin muuttaneesta työntekijästä, jota ei oltu sitoutettu millään tavalla työyhteisöön. Lisäksi hän teki työtä projektissa, jonka muut tekijät eivät olleet samassa toimistossa. Työntekijä tuli siihen tulokseen, että turhaan hän siellä toimistolla käy, koska tuo työyhteisö ei anna hänen työnteolleen mitään lisäarvoa. Niinpä hän päätyi tekemään työnsä pääasiallisesti etätöinä.

Inspiraation tähän kirjoitukseen sain kahdesta artikkelista, joissa molemmissa pohdittiin yhdessä tekemistä. Vuorovaikutusmuotoilija Simo Routarinne kritisoi aiheellisesti “Kuukauden myyjä”-palkintoja. Nehän eivät varsinaisesti kannusta yhdessä tekemiseen, vaan jokaista pelaamaan omaan pussiin. Kogniotieteen dosentti, aivotutkija Minna Huotilainen vierastaa myös mallia, jossa jokainen hoitaa hommiaan soolona. Huotilaisen mielestä jokaisella olisi hyvä olla joku ”taistelupari” omaa osaamista täydentämässä. Huotilainen ehdottaa työpaikoille työpareja, joissa on konkari ja tulokas.

Vastaus siihen, millainen työmuoto on paras, riippuu luonnollisesti työtehtävästä. Tarkkuutta vaativia työtehtäviä on mukava naputella ylhäisessä yksinäisyydessä. Toiset työt taas toteutuvat parhaiten yhdessä työparina. Toisinaan taas tarvitsemme monipuolisempaa osaamista ja isomman tiimin ympärillemme.

Minulle maistuu työnteko parhaiten, kun saan tehdä töitä kaikilla eri vaihtoehdoilla. Yksin tekemisen vastapainona on mahtavaa tehdä työtä tiiminä. Välillä taas on vapauttavaa tehdä yksin kaikki päätökset. Viime päivinä olen tehnyt töitä itsekseni. Ette arvaakaan, kuinka mukavaa on nyt lähteä suunnittelemaan tulevaa koulutusta kahden kollegan kanssa!

 
Viitatut artikkelit:
Käyttöjärjestelmästä koppi. Ihminen voi huoltaa tietokonetta, autoa tai vaikka kynsiään – mutta miten on aivojen laita? HR-viesti 3-4/2017
Improvisaatio avartaa. Print&Media 5/2017

Olen miettinyt, miten hetkellinen kohtaaminen voi vaikuttaa. Kerron muutaman kokemuksen.

Kohtaamisia 1

Olisikohan tästä tapahtumasta vierähtänyt aikaa vuosi tai pari. Istuin puolen päivän aikaan ykkösen ratikassa. Siihen aikaan ratikassa on hyvin vähän matkustajia, silloinkin minun lisäkseni vain yksi toinen matkalainen. Senaatintorin läheiseltä pysäkiltä vaunuun nousee mies kantamuksineen. Vaikka tyhjiä penkkejä vaunussa todella riittää, mies suuntaa istumaan viereeni. Puristan topakasti laukkua kädessäni. Ehdin pohtia, onko kyseessä varas, hullu vai perverssi, vaikka tuskin olen miestä nähnyt, saati katsetta tai tervehdystä vaihtanut. Hän alkaa jutustella niitä näitä ihan ystävällisessä hengessä ja kertoilee matkansa tarkoituksesta. Vastailen lyhytsanaisesti ja yhä pohdin, mitä tämä tyyppi oikein tahtoo. Yhtäkkiä muistan kuulleeni radiosta, että sillä viikolla vietetään Helsingissä ”keskustele vierustoverisi kanssa” -teemaviikkoa. Minua alkaa hymyilyttää, ja kysyn onko hänkin kuullut asiasta. On.

Olen luullut olevani ennakkoluuloton ja suvaitsevainen. Tämän kohtaamisen jälkeen itsetuntemukseni on lisääntynyt. Olen ihmisenä kasvun tiellä.

Kohtaamisia 2

Taas ratikassa, tällä kertaa 7A:ssa aamuruuhkassa. Tätä aikaa aamusta kaikilla tuntuu olevan kiire. Kurvissa kuljettaja tiedottaa: ”Lähdemme tästä poikkeusreitille. Ajamme Helsinginkatua ja sitten…” Suuri osa matkustajista hyppää heti pois, osan ilme kiristyy, ja jotkut valittavat Helsingin liikennelaitoksen huonoa palvelua. Yksi nuorimies hyppää ylös penkistä ja alkaa riemukkaasti hokea: ”Poikkeusreitti, Poikkeusreitti!” huutaa jopa ulos ovesta: ”Hei, meillä on poikkeusreitti, en oo koskaan menny toista reittiä!” Ja vilkuttaa pysäkillä seisojille. Hän vaikuttaa lievästi kehitysvammaiselta, mutta pystyy matkustamaan yksin. Taitaa olla ainut, joka on poikkeusreitistä innoissaan.

Kyllä poikkeusreitti saattaa tuoda harmeja, mutta se saattaa olla myös mahdollisuus. Mitä jos valitsisin uudenlaisia kulkureittejä tai erilaisia tapoja tehdä tuttuja asioita? Jokainen päivä voisi olla pieni seikkailu. Suhtautumisesta on kysymys.

Kohtaamisia 3

Kolmannessa kohtaamisessa seison Stockmannin pysäkillä syksyllä kylmässä viimassa ja tihkusateessa odotan 7B:tä. Tallinnaan menijät täyttävät katoksen ja törmäilevät matkalaukkujensa ja reppujensa kanssa. Päivä ja mieli ovat ankeat. Nelosen ratikka pysähtyy ja ratikassa kohdallani istuva nainen katsoo minua ja hymyilee. Hymyilen takaisin, hän vilkuttaa minä myös. Tallinnaan menijät ahtautuvat neloseen ja ratikka lähtee liikkeelle. Hymy jää viipymään kasvoilleni, päiväni on kirkastunut.

Pienikin positiivinen kohtaaminen voi muuttaa mielialan ja päivän. Olen alkanut rohkeasti jakamaan hymyjä.

Vuorovaikutuksen asiantuntijana en malta olla pohtimatta, mistä tämä huonon palvelun kokemuksemme syntyi:

·         Ei katsota silmiin eikä hymyillä

·         Ei osoiteta sanoja asiakkaalle, vaan sinne minne suu juuri sillä hetkellä sattuu osoittamaan

·         Vetäydytään mahdollisimman ripeästi pois asiakkaan luota muihin töihin tai vaan oleilemaan

·         Äänensävy on tyly ja puhe mumisevaa

·         Kiirehditään tai toisaalta toimitaan liioitellun hitaasti

·         Jos asiakas tarvitsee apua, sitä ei tarjota oma-aloitteisesti

·         Jos asiakas ei ns. toimi oikein, se osoitetaan vahvoilla sanattomilla ilmaisuilla (huokailu, mulkoilu, maiskautus)

·         Asiakastilanteen alussa tai lopussa ei käytetä palvelualttiutta osoittavia tervehdyksiä, kysymyksiä tai toivotuksia

Niin kuin missä tahansa vuorovaikutustaidossa, myös asiakkaan kohtaamisessa voi kehittyä. Lehtonen (2002) on todennut, että asiakaspalvelun tehtävä on saada asiakas tyytyväiseksi, kokemaan laatua ja tuntemaan, että hän saa asiantuntevaa, luotettavaa, nopeata ja juuri hänen henkilökohtaisiin ongelmiinsa tai tiedon tarpeisiinsa paneutuvaa palvelua. Jotta tämä tehtävä toteutuu, pitäisi asiakaspalvelijan toimia täysin päin vastoin kuin yllä olevassa listassa esitin. Lisäksi Lehtonen nostaa esiin seuraavia asioita:

·         Yritä nähdä tilanne asiakkaan näkökulmasta. Empatia on asiakaspalvelutaidoista tärkein.

·         Sano asiat asiakkaan kielellä ja asiakkaalle tuttuja käsitteitä käyttäen

·         Kuuntele asiakasta

·         Paneudu asiakkaan ongelmiin ja etsi juuri niihin ratkaisuja

·         Perustele vaihtoehdot asiakkaan tavoitteista käsin

·         Osoita palvelualttiutta

Lopuksi haluan vielä todeta, ettei palveluhaluttomuus ole erityisesti unkarilaisten ongelma. Siinä on meidänkin maassamme vielä paljon petrattavaa. Tähän havahduin keskustellessani irakilaisen tuttavani kanssa. Hän kokee Suomen paratiisiksi, mutta yksi asia häntä hämmästyttää: Miksi suomalaiset eivät osaa olla kohteliaita?

Lähde

Lehtonen, J. 2002. Henkilökohtainen esiintyminen asiakaspalvelussa. Teoksessa: H-L. Pesonen, J. Lehtonen & A. Toskala Asiakaspalvelu vuorovaikutuksena. Jyväskylä: PS-Kustannus.

Lokakuussa piipahdin entisessä opinahjossani Jyväskylän yliopistossa puheviestinnän alumnipäivillä. Pidin siellä puheenvuoron, jossa kerroin omasta tähänastisesta työurastani. Puheenvuoroani rakentaessa tulin samalla pohtineeksi oman työni eri puolia.

Olen toiminut valmistumiseni jälkeen pääasiallisesti opetus- ja koulutuspuolella. Työurani aloitin puheviestinnän ja draaman tuntiopettajana eri oppilaitoksissa, ja kohderyhmänä olivat lähinnä nuoret aikuiset. Varsinaiseen koulutusbisnekseen pääsin mukaan 2000-luvun puolivälissä, kun aloitin Suomen Puheopistossa koulutuspäällikkönä. Oma yritys minulla on ollut reilun kolmen vuoden ajan.

Tällä hetkellä teen töitä niin kouluttajana työyhteisöissä kuin myös opettajana muutamassa oppilaitoksessa. Olen kipuillut sen asian kanssa, kumpi olen enemmän, opettaja vai kouluttaja. Opettajuuden näen olevan enemmän prosessimaista tekemistä, jolloin ollaan saman ryhmän kanssa pidempi tovi. Kouluttajan työ puolestaan on hetken vierailuja, yksittäisiä projekteja jostain sovitusta teemasta.

Hyvin olennainen asia on tavoitteiden asettaminen. Opetustyössä tavoitteita on monia ja monen tasoisia. Tavoitteena on usein jonkin taidon oppiminen ja tähtäimessä arvosana ja jokin tutkinto. Kouluttaessa tavoitteiden määrittelyn suhteen pitää olla maltillisempi. Tämä on välillä haaste, koska asiakkaan toiveet koulutukseen käytetylle ajalle voivat olla ylimitoitettuja. Se on osoitus kouluttajan ammattitaidosta, että hän uskaltaa rohkeasti sanoa, mitä tietyssä ajassa voidaan saada aikaan.

Luulen, että oma kipuiluni johtuu myös tavoitteiden asettamisesta. Olen asettanut itselleni liian korkeita tavoitteita siihen nähden, mitä lyhyessä koulutusajassa voidaan saada aikaan. Nyt, kun opettajuus kulkee kouluttajan työni rinnalla, osaan paremmin asettaa asiat mittasuhteisiin. Tällä hetkellä minusta tuntuu, että tarvitsen sekä pidempää työskentelyä saman ryhmän kanssa että lyhytkestoisia koulutuksia, joissa voin antaa osallistujille uusia oivalluksia.

Oman työni ehdoton rikkaus on, että saan toimia opetus- ja koulutusalalla niin monella tasolla. Saan kohdata hyvin erilaisia kohderyhmiä, joiden kanssa käsitellään esiintymisen ja vuorovaikutuksen teemoja näkökulmasta jos toisestakin. Tästä rikkaudesta haluan pitää kiinni.

Hesarin artikkeliin on koottuna TED-järjestön johtajan Chris Andersonin ajatuksia hyvästä puheesta. Andersonin mielestä yksi toimivimmista tavoista luoda yhteys yleisöön on huumori. Artikkelin toimittaja on sitä mieltä, että huumori ei välttämättä pure suomalaiseen yleisöön.

Kyllä suomalaiset huumorin päälle ymmärtävät. Esiintyjällä pitää olla taitoa käyttää tuota haastavaa havainnollistamisen ja vaikuttamisen keinoa oikein. Tärkein seikka on, että huumori kumpuaa puhujan omasta persoonasta. Jos käyttää ulkoa opeteltuja vitsejä tai jonkun muun sutkauksia, jää helposti kiikkiin. Aitous ja sopiva rosoisuus ovat huumorin käytössä avainasemassa. Esiintymiskokemus auttaa tässäkin asiassa. Puhujan vapautuessa esiintyjänä, myös huumorin käyttö asettuu luontevaksi osaksi esiintymistä. Huumorin pitää olla myös hyvän maun mukaista ja yleisöä kunnioittavaa.

Kerron kaksi esimerkkiä. Olin kuulijana tilaisuudessa, jos nuori työntekijä piti yritysesittelyn. Hän oli rakentanut esiintymisensä huolellisesti huumoripläjäyksiä ja askelkuvioita myöten. Todennäköisesti hänen muistiinpanoissaan oli ennakoitu myös kohdat, joissa yleisö nauraa. No, ei nauranut mutta toki myötätuntoisesti hymähtelimme. Yleisö kun on lähtökohtaisesti esiintyjän puolella. Mikä sitten meni vikaan? Ensinnäkin hän yritti liikaa. Toiseksi esitys oli jopa liian tarkasti valmisteltu. Kolmanneksi hän unohti yleisönsä eikä antanut tilaa meidän kuulijoiden aidoille reaktioille.

Toinen esimerkki on tilaisuudesta, jossa vanhempi virkamies oli puhumassa kaupungin rakennuskohteista. Kaikessa virkamiesmäisyydessään ja hieman nuhjuisessa olemuksessaan tämä esiintyjä onnistui mainiosti. Hänkin oli valmistautunut, mm. PowerPoint-esityksellä. Hänen vahvuutensa esiintyjänä ei ollut powerpointit, vaan aitous. Hän ei yrittänyt esittää esiintyjää, vaan hoiti homman omalla tyylillään. Hän kohdisti sopivia sutkauksia omaan virkamiesmäisyyteensä ja kuulijoiden tuntemiin yleisiin vitsin aiheisiin epäonnistuneista rakennusprojekteista. Huumorihetket kumpusivat juuri siinä tilanteessa. Kuulijoina tulimme uteliaiksi esiintyjästä ja esityksestä.

On kuitenkin tärkeä muistaa, että huumori ei suinkaan ole puhetilanteissa mikään pakollinen asia. Jos huumori ei tunnu omalta jutulta tai tilanteeseen sopivalta, sitä ei ole väenväkisin pakko käyttää.

Halutessasi voit lisätä huumoria esitykseesi esimerkiksi näin:

• Kerro tarinoita tai esimerkkejä elävästä elämästä
• Vitsaile oman itsesi tai edustamasi tahon kustannuksella
• Käännä pienet kömmähdykset huumoriksi
• Rakenna viittauksia ajankohtaisiin tai yleisesti tunnettuihin naurun aiheisiin
• Muista hyvä kontakti yleisöösi. Jos huumori ei tunnu uppoavan kuulijoihin, unohda se.

Suosittelen myös katsomaan Youtubesta TED-puheita. Ne inspiroivat taatusti!

Entä millainen on oma tapasi osallistua keskusteluun? Millainen on työtovereidesi käsitys sinun tavastasi olla vuorovaikutuksessa heidän kanssaan?

Sanat eivät ole vain sanoja, niiden takana on suhtautuminen muihin ja itseen. Onnistuessaan vuorovaikutus on tasavertaista, toista osapuolta kunnioittavaa ja arvostavaa. Se on enemmänkin vuorokuuntelua kuin vuoropuhumista. Aidossa dialogissa osallistuja kokee tuleensa kuulluksi. Hän myös kuuntelee muita ja kokee näin oppivansa ymmärtämään asioita paremmin. Tällaisessa vuorovaikutuksessa koko työyhteisö jakaa tietojaan ja oppii uutta.

Helppoahan se olisikin, jos kaikki olisimme mandeloja tai äiti teresoja. Mutta kun tavallinen meikäläinen ei läheskään aina jaksa kuunnella tai pysty arvostamaan toista sellaisena, kun tämä on. Harvinaisia eivät ole kertomukset työpaikoista, joissa salaillaan, valehdellaan, loukataan, jopa kiusataan.

Dialogisuus ei kuitenkaan tarkoita kaikenaikaista ”myötäkarvaan silittämistä”. Itseensä luottava, dialogisuuteen pyrkivä ihminen uskaltaa myös nähdä erilaisia mahdollisuuksia, nähdä asiat toisin.

Dialogisessa vuorovaikutuksessa kriittisyys on rakentavaa. Emme automaattisesti kasva avoimen dialogin taitajiksi. Meidän on harjoiteltava ja jatkettava harjoitusta koko elämämme ajan.  

Dialogisuuden harjoittelun voi aloittaa vaikkapa tästä:

1) Pohdi, millaista itseäni parempaa osaamista työkavereillani on?

2) Päätä tänään antautua kuuntelemaan muita.

Viime viikolla Soile Rusanen kirjoitti tässä blogissa visuaalisesta havainnollistamisesta, joka tarkoittaa lähinnä PowerPoint-ohjelman hyödyntämistä. Myös monet kouluttajat rakentavat esityksensä hyvin pitkälti powerpointtien varaan. Kynnys aktivoivien ja toiminnallisten menetelmien käyttöön voi olla suuri.

Kun minua pyydetään kouluttamaan, niin toiveena on lähes aina jotain muuta kuin luennointia. Tämä johtuu osaksi ammatillisesta taustastani ja aiheista, joita koulutan. Tulkitsen asian myös niin, että kuulijat kaipaavat vaihtelua. ”Pois pulpeteista”-ideologia on näkyvissä myös aikuiskoulutuksen puolella.

Jos aktivoivia menetelmiä kerran kaivataan, niin mikä estää käyttämästä niitä? Tässä kolme syytä:

1. Esitysgrafiikkaan nojaaminen on turvallinen ja helppo vaihtoehto.
2. Meillä on vielä hyvin vahvasti behavioristinen oppimisen perinne, eli opettaja kaataa omasta tiedon kannustaan olennaiset asiat oppijalle. Tämä koetaan olevan vakavasti otettavaa ja oikeaa oppimista.
3. Kokemuksen puute aktivoivista menetelmistä tai omat huonot kokemukset. Toiminnallisuus saatetaan kokea hassutteluksi ja höpöhöpöksi.

Niin minä kuin moni muukin on osallistunut koulutuksiin, jossa aktivoivat menetelmät ovat tuota höpöhöpö-osastoa. Se turhauttaa ja tuntuu ajan haaskaukselta. Osallistujia voi kuitenkin aktivoida myös motivoivasti.

Keskeinen seikka on määritellä tavoite käytettävälle menetelmälle. Miksi käytän tätä menetelmää ja mitä sen avulla opitaan?

Otan esimerkiksi pariporinan, joka välillä jo kyllästyttää osallistujia, mutta on mielestäni toimiva ja turvallinen menetelmä. Pariporinan tavoite voi vaikkapa olla tutustua vieruskaveriin, pohtia yhdessä haastavaa teemaa tai muodostaa vastaus annettuun kysymykseen.

Toinen menetelmäesimerkki on kirjoittaminen. Kirjoittamistehtävien tavoitteena voi olla muodostaa oma käsitys asiasta. Kirjoittaminen antaa hetken hengähdystauon auditiiviselle oppimiselle.

Kolmas menetelmäesimerkkini ovat oma lempparini draamamenetelmät. Niiden hyödyntäminen vaatii jo alan koulutusta, mutta toki pienimuotoisesti voi kuka tahansa hyödyntää draamaa. Draamamenetelmien yleisenä tavoitteena on asioiden näkyväksi tekeminen teatterin keinoin, tekemällä oppiminen ja kokemuksellisuus.

Rohkaisen kokeilemaan osallistujien aktivointia osana koulutuksia edes pienin askelin. Aktivoivat menetelmät ovat pääasiallisesti mukava kokemus niin kouluttajalle kuin oppijoillekin. Oppiminen ei tarvitse olla kulmat kurtussa tuskailua.

Moni huutaa apua mielessään, kun päivän viimeinenkin esiintyjä kaivaa ”powerpointit” esiin. Luetteloita luetteloiden perään ja tietysti dia, jonka luennoitsija on skannannut kirjasta. Diasta eivät esitystä seuraavat ponnisteluistaan huolimatta näe mitään. Tästä seuraa vain ärsytystä eikä se auta ymmärtämään, painamaan mieleen tai elävöittämään.

Sanotaan, että kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Kun kuvat ovat sanaluetteloita, joita luennoitsija lukee ääneen, vastaanottaja tylsistyy eikä jaksa keskittyä asiaan. Usein tällaiset luettelot ovat vain puhujaa varten muistilistana. Kaikki on toisin, kun visuaalista havainnollistamista ajatellaan vastaanottajan näkökulmasta.

Kun havainnollistat visuaalisesti, muista nämä seikat:

• kuvien määrä rajattu
• nosta kuvat keskeiseen asemaan
• pohdi, auttavatko kuvat oleellisten asioiden mieleenpainamisessa
• tekstit riittävän suurella fontilla
• lauseet lyhyitä
• asia esitetään yhdellä tai parilla sanalla
• värit harkittuja
• kokonaisuus yhdenmukainen

Vaikuttavan esityksen aikaansaamiseen ja visuaaliseen havainnollistamiseen joutuu näkemään vaivaa. Tämä työ kannattaa kuitenkin tehdä. Onnistunut lopputulos auttaa jäsentämään ja muistamaan esityksen asioita sekä antaa kuulijalle oivalluksia.

Kun koulutan työyhteisöjä, esimiehiä tai asiakastyötä tekeviä ja puhumme vuorovaikutuksesta, läsnäolo nousee nykyään aina esiin. Kirjaan sen ylös fläppitaululle ja sitten esitän kysymyksen:

Mitä oikeastaan tarkoittaa läsnäolo?

Lukijani siellä ruudun toisella puolella, mitä sinä vastaisit?

Aivan, näin moni muukin vastaa: ”Laitetaan puhelimet, tabletit ja läppärit pois ja keskitytään puhujaan.”  Laiteiden sivuun siirtäminen ja keskittyminen ovat olennainen alku, mutta vain alku. Jos vain se takaisi läsnäolon, olisivat ihmiset aikana ennen mobiililaitteita olleet aina läsnä. Näin tuskin on ollut. Läsnäolo on kokonaisvaltaista vuorovaikutusta. Puheemme ja sanaton viestintämme osoittavat kiinnostusta puhujaa ja tilannetta kohtaan.

Läsnäolo koostuu ainakin näistä asioista:

• Katseemme ja asentomme ovat kohti puhujaa.

• Annamme puhujalle palautetta nyökkäämällä tai myönteisillä hymähdyksillä.

• Kuuntelemme aktiivisesti.

• Osallistumme keskusteluun kysymyksillä ja kommenteilla.

• Liikehdintämme on maltillista ja olemme ankkuroineet itsemme juuri tähän hetkeen.

Nämä samat ohjeet ovat sovellettavissa myös esiintymistilanteisiin. Esiintyjän kannattaa antaa enemmän painoarvoa läsnäolon rakentamiselle kuin PowerPoint -kalvoihin. Tästä aiheesta lisää ensi viikolla.